En todas las organizaciones empresariales nos vamos a encontrar con cuatro fuentes principales de problemas:
- El líder
- Su equipo
- La comunicación entre equipos de la organización
- Los resultados finales, o la producción, de la organización.
Cada uno de estos aspectos de la organización genera sus propios tipos de problemas.
a. El líder
Teniendo en cuenta la asunción generalizada de la importancia del líder para la eficacia de la empresa, la fuente más obvia de problemas a considerar es la competencia o la confianza en sí mismo del líder. ¿Conoce bien el trabajo en cualquier nivel de la organización?
b. El equipo
Dado que los jefes no hacen el trabajo por sí mismos, la siguiente fuente más importante de problemas en una organización es el equipo de trabajo y su relación con el jefe. ¿Cuáles son las dinámicas dentro del equipo? ¿Cuál es la opinión del equipo sobre la credibilidad del jefe? ¿Funciona el equipo como una unidad?
c. La organización
Aunque los equipos suelen pensar que sí, ningún equipo de trabajo opera completamente por sí solo. La tercera fuente de problemas es la vinculación general que mantiene a todos los jefes y equipos de trabajo juntos. ¿Se coordinan en el trabajo? ¿Existen responsabilidades solapadas? ¿Hay mucha culpa y cooperación antagónica?
d. Los resultados
El verdadero objeto de una organización es el resultado generado por los jefes y todos sus equipos, así que la cuarta fuente de problemas es la de la producción real. ¿Se produjo el producto? ¿Se hizo a tiempo? ¿La calidad es satisfactoria? ¿Cuáles son los obstáculos a la producción
Además de examinar las cuatro fuentes generales de problemas industriales, necesitamos un desglose más detallado en cuanto a las actividades comunes que operan en cada una de ellas. Es decir, sólo estudiar al líder es demasiado general. ¿Cuáles son las diversas habilidades que debe tener un líder y cuáles son las áreas de actividad comunes a estos cuatro aspectos de un negocio?
1. Liderazgo
Tal vez la habilidad más obvia necesaria es el liderazgo. Todos los jefes deben liderar. En cuanto a las cuatro principales fuentes de problemas, hay varios problemas de liderazgo típicos que los managers deben resolver, ya sea en sí mismos o en supervisores subordinados. Del mismo modo, hay una serie de problemas frecuentes en el liderazgo de los equipos de trabajo. Además, la organización en su conjunto debe proporcionar un liderazgo ordenado y se suele encontrar con varias típicas frustraciones en el proceso. Por último, la eficacia gerencial es uno de los resultados a los que cualquier organización debe aspirar y proporcionar.
2. Comunicación
Casi tan obvia como la capacidad de liderar es la capacidad en el área de la comunicación. Mirando a través de las cuatro fuentes de problemas, podemos ver varios tipos de problemas de comunicación. Estos van desde las habilidades de comunicación del directivo a los mecanismos de manejo de la información de toda la organización y los resultados de la organización en información de control (contabilidad, presupuestos, productividad, etc.), comunicaciones efectivas de los empleados, relaciones comunitarias, etc.
3. Solución de problemas
La tercera habilidad necesaria es la resolución de problemas, problem solving. El directivo debe dominar algunas habilidades específicas para resolver problemas de manera efectiva y tomar decisiones acertadas. Los grupos tienen algunas formas bien estudiadas de contaminar su propio proceso de decisión. La organización en su conjunto debe prever un procesamiento rápido, pero ordenado, de los problemas y las decisiones. Los resultados finales, es decir, los problemas que se resuelven y los resultados que perduran, no siempre son fáciles de obtener.
4. Gestión de conflictos
La cuarta habilidad necesaria es en el manejo de conflictos. Para muchos supervisores individuales, esto significa desarrollar suficiente habilidad y confianza para hacer frente a los conflictos en lugar de evitarlos. Para los equipos de trabajo hay una gran variedad de situaciones de conflicto a los que hacer frente. A nivel de organización, siempre hay diferencias que deben ser resueltas e integradas. En términos de resultados, cada organización necesita un sistema operativo eficaz, y mantenerlo coordinado inevitablemente significa lidiar con conflictos.
5. Canalización de recursos
La quinta habilidad que necesitan todos los directivos es saber cómo canalizar los recursos. Esto significa establecer prioridades para el uso adecuado de las personas, el dinero, las instalaciones y las materias primas. En los equipos de trabajo esto implica negociar para obtener ventajas, en términos de productividad, control de la producción, diversas formas de almacenamiento, etc. Para la organización en su conjunto esto significa una atención sistemática a la planificación de la mano de obra, la gestión económica, las buenas relaciones con los empleados y la planificación oportuna de las instalaciones.
6. Relaciones entre pares
La sexta área que atraviesa toda la gama de la vida organizacional y requiere habilidad es el manejo de las relaciones entre pares. Para el directivo esto significa aprender a usar su poder y posición en el equipo de gestión. Significa guiar a los miembros de los equipos en su forma de tratar con los recién llegados o calificar a los colaboradores, en el desarrollo de la calidad del trabajo en equipo. Para la organización en su conjunto, esto implica relaciones a lo largo de la cadena de valor. Los resultados en esta conexión pueden resumirse como clima político: las actitudes hacia la gestión, el grado de limitación por tradición o el favoritismo.
7. Gestión del cambio
La séptima habilidad necesaria es la gestión del cambio. Cada manager debe desarrollar la habilidad de guiar a su gente en la aceptación y manejo de nuevas metas o prácticas. Los equipos de trabajo tienen una variedad de formas de adaptarse a los cambios (ya sea ayudando u obstaculizando la innovación). Hay que proporcionar a toda la organización formas de desarrollar nuevos conceptos, nuevas misiones, nuevas tecnologías, con el fin de avanzar en lugar de simplemente mantener el status quo. Los resultados necesarios son procesos viables para el desarrollo de la organización, es decir, canales fiables para procesar nuevas ideas, nuevas empresas exitosas, aplicación de nuevas tecnologías, investigación de mercado efectiva y nuevas plantas rentables.
8. Desarrollo
La octava área en la que se necesita habilidad es en desarrollo. Los directivos deben ser conscientes del autodesarrollo de cada uno y hacer todo lo posible para seguir creciendo, explorar sus propias capacidades y potencialidades. Los miembros de los equipos deben tener responsabilidad individual, motivarse en su desarrollo personal y guiarse hacia el dominio de las nuevas tecnologías, en lugar de resistirse al cambio. La organización en su conjunto necesita mantener su salud y mejorar sus capacidades a través de transferencias, capacitación cruzada y adquisición. Los efectos de este desarrollo, como una capacidad adecuada antes de la demanda, una start-up eficiente y un rendimiento adecuado de los activos, tienden a ser expresiones de gestión satisfactoria y creativa.