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Técnica Drill Down de resolución de problemas

Técnica Drill Down

A continuación os explicaremos la técnica Drill Down de una manera práctica y directa Después de leer este artículo, comprendersá los conceptos básicos de esta poderosa herramienta para la resolución de problemas.

¿Qué es la técnica Drill Down?

La técnica Drill Down es un método para obtener información sobre las causas profundas de un problema dentro de un departamento o área. Una vez conocidas las causas raíz,  se puede idear un plan más amplio para solucionar el problema. Un Drill Down no es lo mismo que un diagnóstico, sino más bien un examen general amplio y profundo. Además, la técnica no se utiliza para averiguar las causas de todos los problemas, porque sólo el 20 por ciento de las causas está detrás del 80 por ciento de los efectos. Este es el principio del análisis de Pareto.

Cuando surge un problema importante con consecuencias potencialmente importantes, una de las mejores cosas que se pueden hacer es dividir el problema en varios componentes hasta que se resuelva el problema. Esto se puede hacer con la técnica Drill Down. Al dividir un proceso más grande en piezas más pequeñas, se crea una visión general y el problema se puede resolver paso a paso. El desglose se ejecuta siguiendo varios pasos. Además de la amplia investigación, se llevan a cabo además dos pasos encaminados al diseño e implementación de la solución. El proceso completo no debe tardar más de cuatro horas, dependiendo de la magnitud del problema. Es muy importante que los pasos se realicen por separado e independientemente.

Método de la técnica Drill Down

La técnica comienza con una tabla que describe el problema principal en la columna más a la izquierda. A continuación, los factores y causas que crean este problema se describen justo al lado en la segunda columna. La idea es “perforar” hasta que se identifiquen las causas reales del problema. A continuación, las soluciones se crean en función de estas causas.

Paso 1: Tenga en cuenta el problema más importante

El objetivo del primer paso es hacer un inventario de todos los problemas principales. Sea específico en esto, y no generalice ni utilice plurales como “nosotros” y “ellos”. También mencione los nombres de las personas que se ven afectadas por el problema. Esta es la única manera de trabajar en soluciones de manera efectiva.

Procura que cada individuo conectado de alguna manera con el problema en cuestión participe en este ejercicio. Te beneficiarás de esto porque cada uno aporta su propia visión a la sesión de tormenta de ideas. No te centres en un evento raro o problema trivial. Tampoco te centres en la búsqueda de la perfección irreal.

Deje la búsqueda de soluciones a los pasos siguientes.

Paso 2: Identificar las causas de los problemas

En el segundo paso, se identifican las razones más profundamente arraigadas que causan los problemas. A menudo surgen problemas en diferentes departamentos porque no está claro quién es el responsable, o porque alguien no tiene en cuenta sus responsabilidades. Las causas directas deben distinguirse de las causas subyacentes.

Para averiguar la causa raíz de un problema, se puede usar el método Five Times Why. A continuación se muestra un ejemplo:

  • Problema: El equipo del proyecto está trabajando horas extras con demasiada frecuencia y está a punto de quemarse
  • ¿Por qué? No hay suficiente capacidad para satisfacer las demandas que se le hacen al equipo
  • ¿Por qué? Porque se le han añadido nuevas responsabilidades sin recursos adicionales
  • ¿Por qué? Debido a que el director no calculó correctamente la cantidad de trabajo antes de añadir responsabilidades
  • ¿Por qué? Porque el director es incapaz de anticiparse a los problemas y hacer planes

Las personas relevantes no deben quedar fuera mientras se realiza esta técnica Drill Dows. Al mismo tiempo, recuerda que la gente tiende a responder defensivamente a las críticas. Es trabajo del director averiguar la verdad y llegar a una solución adecuada. En la práctica, esto puede significar que las personas tienen que ser entrenadas, reubicadas o incluso despedidas.

Después de este paso, tómese un breve descanso y luego comience a desarrollar un plan.

Paso 3: Hacer un plan

El tercer paso es desarrollar un plan que aborde las causas principales de un problema. Este plan de implementación funciona como un guión: todo lo que hay que hacer y por quién se visualiza y ejecuta.  La gestión de  riesgos también desempeña un papel importante en esto. La probabilidad de alcanzar metas se establece en contra de los costos y riesgos.  El plan debe consistir al menos en:

  1. Una línea de tiempo
  2. Tareas y responsabilidades específicas
  3. Medición de variables
  4. Resultados

Paso 4: Implementar el plan

Ejecuta el plan de implementación establecido y sé transparente en la documentación del progreso del proyecto. Informa al menos una vez al mes sobre los progresos y expectativas reales para el próximo período.

Técnica Drill Down en combinación con otros métodos

La técnica Drill Down se adapta perfectamente a otras formas y métodos de resolución de problemas. El método más cercano es el análisis 5-Why. Ambos métodos tienen como objetivo llegar al corazón de un problema en lugar de resolver todo tipo de otros problemas primero.

Ninguno de los dos métodos proporciona una forma rápida de llegar a una solución, pero esa no es la solución rápida la que se debe buscar de todos modos. En cambio, tiene mucho más sentido tener una comprensión clara de los aspectos situacionales del negocio.

Es muy importante que todos en una empresa estén en la misma página cuando se trata de usar la técnica Drill Down. El método no será óptimamente eficaz dentro de la empresa si sólo una pequeña parte del equipo utiliza el método.

Tómate el tiempo para enseñar a todos cómo llegar a la raíz de un problema haciendo zoom con la técnica Drill Down. Como se indica, la técnica no resuelve automáticamente los problemas, pero cuando se utiliza correctamente sin duda puede ayudar a avanzar.

Drill Down: trampas en la resolución general de problemas

La resolución de problemas no se logra simplemente empleando métodos y marcos y siguiéndolos a ciegas. Es una disciplina muy amplia en la que se producen varios efectos que pueden obstaculizar el camino a la solución. En general, en la resolución de problemas y en la investigación, nos encontraremos los siguientes escollos a tener en cuenta:

Sesgo de confirmación

El sesgo de confirmación es la tendencia de las personas a buscar o interpretar información de una manera que confirme los conocimientos, valores o creencias anteriores de la persona. Es un tipo importante de sesgo que tiene un efecto significativo en el rendimiento efectivo de los métodos de resolución de problemas, como la técnica Drill Down.

Las personas muestran este sesgo cuando recopilan o recuerdan información y la interpretan de una manera sesgada. Por ejemplo, un miembro del equipo puede elegir información mientras se prepara para una nueva tarea que apoya sus creencias e ignora lo que no lo hace. Este efecto es más fuerte cuando las personas imaginan los resultados deseados, cuando un problema tiene carga emocional, y para las creencias profundamente arraigadas.

Expectativas perceptivas

Una expectativa perceptiva en psicología también se llama conjunto. Un conjunto es un grupo de expectativas que dan forma a una experiencia específica haciendo que las personas sean sensibles a ciertos tipos de información. Es la disposición o el hábito de percibir las cosas de cierta manera.

Esto fue demostrado en un experimento de Abraham Luchins  en la década de 1940. En este experimento, se pidió a los participantes que llenaran una jarra con una cantidad específica de agua con la ayuda de sólo otros tres recipientes de diferentes capacidades.

Después de que Luchins les dio a los participantes este problema que podría resolverse con una técnica simple, les dio nuevas asignaciones para otros recipientes. Este nuevo problema podría resolverse con el mismo método o mediante un método más nuevo y sencillo.

Luchins descubrió que muchos de sus participantes tendían a utilizar la misma técnica antigua, a pesar de la posibilidad de un mejor y más sencillo método. Por lo tanto, el conjunto mental describe la tendencia de una persona a resolver problemas de una manera que previamente ha demostrado ser exitosa.

Al igual que en el experimento de Luchins, elegir un método que ha funcionado en el pasado a veces ya no es suficiente ni óptimo para el nuevo problema. Por lo tanto, es necesario que las personas trasciendan su conjunto mental.

Fijación funcional

La fijación funcional es un sesgo cognitivo que limita a una persona a usar o acceder a un objeto solo cuando se utiliza tradicionalmente. Esta fijación también se produce al resolver un problema a través de la técnica Drill Down. El concepto de fijación funcional proviene del movimiento psicológico Gestalt.  Este movimiento enfatiza el procesamiento holístico. Karl Duncker definió la fijación funcional como un bloqueo mental contra el uso de un objeto de una nueva manera que es necesaria para resolver un problema. Este bloqueo limita la capacidad de un individuo para completar una tarea o resolver un problema, ya que no mira más allá del propósito original de los componentes de la solución.

La fijación funcional es la incapacidad de ver, por ejemplo, el uso de un martillo como algo diferente a usarlo para golpear clavos.

Limitaciones innecesarias

Limitaciones o restricciones innecesarias, es una barrera que se produce cuando las personas establecen subconscientemente límites en la tarea en cuestión. Un ejemplo bien conocido de esto es el problema de puntos. En esta asignación se organizan nueve puntos en un cuadrado de tres por tres.

La tarea es dibujar no más de cuatro líneas, sin quitar el lápiz o lápiz del papel, para conectar todos los puntos. En la mente de las personas que nunca han visto este problema antes, la idea probablemente surge de que la línea no debe salir de la figura de los puntos.

El término mentalidad de grupo también está vinculado a restricciones innecesarias. El pensamiento grupal, o la adopción de la mentalidad de los miembros del grupo, ocurre cuando los miembros del equipo comienzan a pensar lo mismo. Esto es común, pero también asegura que la gente tarda más en empezar a pensar “fuera de la caja”.

Información irrelevante

La información irrelevante es información presentada en el contexto de un problema pero no relacionada con el problema específico. En el contexto del problema, la información irrelevante no influye en si se resuelve o no el problema. De hecho, la información irrelevante a menudo es perjudicial para el proceso de resolución de problemas. La información irrelevante es un problema común con el que la gente tiene graves problemas. Esto se debe principalmente a que las personas no son conscientes de la existencia de información irrelevante.

Ahora es tu turno

¿Qué te parece? ¿Te reconoces en la explicación del método Drill Down? ¿Se utiliza esta herramienta en tu propio entorno de trabajo? Si no, ¿crees que esto podría ser valioso en tu trabajo? ¿Qué otros métodos y herramientas útiles para solucionar problemas conoces? En problemsolving.pro estaremos encantados en acompañarte y ayudarte.