Cuando se están resolviendo problemas de negocio, es muy fácil saltarse pasos importantes en el proceso problem solving, lo que significa que pueden perderse buenas soluciones o, peor aún, no identificar el problema correctamente.
Una manera de evitar que esto suceda es mediante el Proceso Simplex. Esta potente herramienta te ayuda, paso a paso, a identificar y resolver problemas de forma creativa y eficaz. Te guía a través de cada etapa del proceso de resolución de problemas, desde encontrar el problema hasta implementar una solución. Esto te ayuda a garantizar que tus soluciones sean creativas, robustas y bien fundamentadas.
En este post, veremos cada paso del proceso Simplex. También revisaremos algunas de las herramientas y recursos que te ayudarán en cada etapa.
Acerca de la herramienta
El Proceso Simplex fue creado por Min Basadur, y fue popularizado en su libro, «El poder de la innovación». Es adecuado para problemas y proyectos de cualquier escala. Utiliza las ocho etapas que se muestran a continuación:
En lugar de ver la resolución de problemas como un único proceso en línea recta, en Simplex se representa como un ciclo continuo. Esto significa que la resolución de problemas no debe detenerse una vez que se ha implementado una solución. Más bien, la finalización y la implementación de un ciclo de mejora debería conducir directamente al siguiente. Ahora veremos cada paso con más detalle.
- Búsqueda del problema
Los problemas pueden ser obvios. Si no lo son, a menudo pueden ser identificados usando preguntas de activación como las siguientes:
• ¿Qué querrían nuestros clientes que mejoráramos? ¿De qué se quejan?
• ¿Qué podrían estar haciendo mejor si pudiéramos ayudarlos?
• ¿A quién más podríamos ayudar utilizando nuestras competencias básicas?
• ¿Qué pequeños problemas tenemos que podrían crecer hasta convertirse en problemas graves? ¿Y dónde podrían surgir fallos en nuestro proceso de negocio?
• ¿Qué retrasa nuestro trabajo o lo hace más difícil? ¿Dónde tenemos cuellos de botella?
• ¿Cómo podemos mejorar la calidad?
• ¿Qué están haciendo nuestros competidores que podríamos hacer nosotros?
• ¿Qué es frustrante e irritante para nuestro equipo?
Estas preguntas se refieren a los problemas que existen en el presente. También es útil tratar de mirar hacia el futuro. Los problemas que pueden aparecer medida que su organización se expande, cambios sociales, políticos y legales que pueden afectar a tu negocio. También vale la pena explorar posibles problemas mediante la perspectiva de los diferentes «actores» en la situación, aquí es donde técnicas como CATWOE pueden ser muy útiles.
En esta etapa, es posible que no tengas suficiente información para definir tu problema con precisión. ¡No te preocupes por esto hasta que llegues al paso 3! - Búsqueda de hechos
La siguiente etapa es investigar el problema lo más exhaustivamente posible:
• Comprender completamente cómo diferentes personas perciben la situación.
• Analizar los datos para ver si el problema existe realmente.
• Explora las mejores ideas de tus competidores.
• Comprender las necesidades de los clientes con más detalle.
• Saber lo que ya se ha probado.
• Comprender completamente cualquier proceso, componente, servicio o
tecnología que desees utilizar.
• Asegurarse de que los beneficios de resolver el problema valdrán el esfuerzo que vas a poner en resolverlo.
Con la investigación efectiva, puedes confirmar tu visión de la situación, y asegurarte de que toda la resolución de problemas futura se basa en una visión correcta de la realidad. - Definición de problemas
Para cuando llegues a esta etapa, deberías saber aproximadamente en qué consiste el problema y deberías tener una buena comprensión de los hechos relacionados con él.
A partir de aquí es necesario identificar el problema de la forma más exacta posible. Es importante resolver un problema en el nivel adecuado. Si tus preguntas son demasiado amplias, entonces nunca tendrás suficientes recursos para responderles eficazmente. Si haces preguntas que son demasiado concisas, puede terminar arreglando los síntomas de un problema, en lugar del problema en sí mismo.
Min Basadur, que creó el proceso Simplex, sugiere preguntar «¿Por qué?» para ampliar una pregunta, y «¿Qué te detiene?» para apreciar los obstáculos
Por ejemplo, si tu problema es que los árboles del parque se están secando, pregunta «¿Por qué quiero mantener los árboles sanos?» Esto podría ampliar la pregunta a «¿Cómo puedo mantener la calidad de nuestro medio ambiente?»
A la pregunta «¿Qué te detiene?» podrías dar la respuesta «Yo no sé cómo controlar la enfermedad que está matando a los árboles»
Puedes utilizar en este momento la técnica de los 5 Porqués, el diagrama de causa y efecto y el Análisis de Causa Raíz.
Una dificultad común durante esta etapa es el pensamiento negativo. Tú o tu equipo podríais empezar a usar frases como «No podemos…» o «Esto cuesta demasiado». Para superar esto, responde a las objeciones con la frase «¿Cómo podríamos…?» Esto cambia el enfoque para crear una solución. - Búsqueda de ideas
La siguiente etapa es generar tantas ideas para la resolución del problema como sea posible. Las formas de hacer esto van desde pedir opinión a otras personas, herramientas de creatividad y pensamiento lateral.
No evalúes ni critiques ideas durante esta etapa. En su lugar, concéntrate en generar ideas. Recuerda, ideas poco prácticas en origen a menudo puede desencadenar buenos resultados. - Selección y evaluación
Una vez que tengas una serie de posibles soluciones a tu problema, es tiempo de seleccionar la mejor. La mejor solución puede ser en este punto del proceso, obvia. Si no lo es, entonces es importante pensar en los criterios que vas a utilizar para seleccionar la mejor idea. Las Técnicas de Toma de Decisiones establecen una serie de métodos para esto. Técnicas particularmente útiles incluyen los árboles de decisión, Análisis de comparación emparejado y Decisión mediante Análisis de matriz.
Una vez que hayas seleccionado una idea, desarróllala en la medida de lo posible. Aquí, es muy importante no dejar que tu ego interfiera con tu sentido común.
Si tu idea no ofrece un beneficio lo suficientemente grande, entonces intenta generar más ideas, o reiniciar todo el proceso. (¡Puedes desperdiciar años de tu vida desarrollando ideas creativas que nadie quiere!)
Las técnicas para ayudarle a hacer esto incluyen:
• Análisis de Riesgos, que te ayuda a explorar dónde podrían fallar las cosas.
• Análisis de Impacto, que te proporciona un marco para explorar las consecuencias completas de tu decisión.
• Análisis de Campo de Fuerzas, que te ayuda a explorar las presiones en contra del cambio. - Planificación
Una vez que hayas seleccionado una idea, y estés seguro de que vale la pena, entonces es el momento de planificar su implementación.
Los planes de acción te ayudan a gestionar proyectos sencillos: quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo entregar el trabajo.
Para proyectos más grandes, vale la pena usar técnicas de gestión formal de proyectos. - Vender la idea
Hasta esta etapa es posible que hayas hecho todo este trabajo por tu cuenta o con un equipo pequeño. Ahora tendrás que vender la idea a la gente que debe apoyarlo. Estos pueden incluir a tu jefe, inversionistas u otras partes involucradas en el proyecto.
En la venta del proyecto tendrás que abordar no sólo sus aspectos prácticos, si no también aspectos tales como la política interna, el miedo oculto al cambio, etc. - Acción
Finalmente, después de toda la creatividad y la preparación viene la acción!
Aquí es donde todo el cuidadoso trabajo y la planificación valen la pena. Una vez más, si estás implementando un cambio o proyecto a gran escala, es posible que desees para repasar tus habilidades de gestión del cambio para asegurar que el proceso se implementa sin problemas.
Una vez que la acción está firmemente en marcha, vuelve a la etapa 1.
Simplex es un enfoque poderoso para la resolución creativa de problemas. Es adecuado para proyectos y organizaciones de casi cualquier tamaño.
El proceso sigue un ciclo de ocho etapas. Al finalizar las ocho etapas se inicia de nuevo para encontrar y resolver otro problema.
Esto ayuda a asegurar la mejora continua.