Resolver problemas con Simplejidad

Os presentamos el modelo de resolución de problemas Simplexity Thinking del Dr. Min Basadur. Este proceso de ocho pasos sigue el patrón circular que se muestra a continuación, dentro del cual se resuelven los problemas actuales y se identifican nuevos problemas de forma continua.

Paso 1: Encontrar el problema

Algunos problemas son muy obvios, sin embargo otros no se identifican tan fácilmente. Como parte de un proceso eficaz de resolución de problemas, debemos buscar activamente problemas, incluso cuando las cosas parecen estar funcionando bien. Resolver problemas de forma proactiva nos ayuda a evitar emergencias y nos permite estar tranquilos y con cierto control cuando surgen problemas.

Estas técnicas pueden ayudarnos a hacer esto:

• Análisis PEST te ayuda a recoger cambios en tu entorno a los que debes prestar atención. Asegúrate también de que estás viendo cambios en las necesidades de los clientes y las dinámicas del mercado, y que estás monitoreando tendencias que son relevantes para tu industria.
• El análisis de riesgos te ayuda a identificar riesgos empresariales significativos.
• El análisis modal de fallos y efectos (AMFE) te ayudan a identificar posibles puntos de error en tu proceso empresarial, de modo que puedas solucionarlos antes de que surjan problemas.
• El after action review (AAR) te ayuda a analizar el rendimiento reciente para identificar las cosas que se pueden hacer mejor en el futuro.

Paso 2: Encontrar los hechos

Después de identificar un problema potencial, necesitas información. ¿Qué factores contribuyen al problema? ¿Quién está involucrado en ello? ¿Qué soluciones se han probado antes? ¿Qué piensan los demás sobre el problema? Si avanzas demasiado rápido, corres el riesgo de confiar en información imperfecta basada en suposiciones y perspectivas limitadas, sesgos cognitivos y falacias, así que asegúrate de investigar el problema a fondo.

Paso 3: Definir el problema

Ahora que entiendes el problema, defínelo clara y completamente. Escribir una definición de problema clara te obliga a establecer límites específicos para el problema. Esto evita que el alcance crezca demasiado, y te ayuda a mantenerte enfocado en lo principal.

Una gran herramienta a utilizar en esta etapa es CATWOE  Con este proceso, se analizan los problemas potenciales mirándolos desde seis perspectivas, la de tus Clientes; Actores (personas dentro de la organización); la Transformación, o proceso de negocio; la visión del mundo, o vista desde arriba hacia abajo de lo que está pasando; el Propietario; y el entorno organizativo más amplio. Al mirar una situación desde estas perspectivas, puedes abrir tu mente y llegar a una definición mucho más nítida y completa del problema.

Ishikawa o Diagrama de espina de pez es otra buena herramienta para usar en este momento, ya que te ayuda a pensar en los muchos factores diferentes que pueden contribuir a un problema. Esto te ayuda a separar los síntomas de un problema de sus causas fundamentales.

Paso 4: Encontrar ideas

Con una definición de problema clara, comienza a generar ideas para encontrar una solución. La clave aquí es ser flexible en la forma en que abordas un problema. Tienes que poder verlo desde tantas perspectivas como sea posible. Buscar patrones o elementos comunes en diferentes partes del problema a veces puede ayudar. También puedes utilizar metáforas  y analogías para ayudarte a resolver problemas, descubrir similitudes con otros problemas y pensar en soluciones basadas en esas similitudes.

La lluvia de ideas tradicional es muy útil aquí. Al tomarte el tiempo para generar una gama de soluciones creativas al problema, aumentarás significativamente la probabilidad de que encuentres la mejor solución posible, no solo una semi-adecuada. EEs muy importante involucrar a personas con diferentes puntos de vista y con diversidad cognitiva para ampliar el volumen de ideas generadas.
No evalúes tus ideas hasta el paso 5. Si lo haces, esto limitará tu creatividad en una etapa demasiado temprana.

Paso 5: Seleccionar y evaluar

Después de encontrar ideas, tendrás muchas opciones que deben ser evaluadas. Es tentador en esta etapa cargar y empezar a descartar ideas inmediatamente. Sin embargo, si lo haces sin antes determinar los criterios para una buena solución, corres el riesgo de rechazar una alternativa que tenga potencial real. Decide qué elementos se necesitan para una solución realista y práctica, y piensa en los criterios que utilizarás para elegir entre soluciones potenciales.

La comparación por pares,  el análisis de matriz de decisiones  y el análisis de riesgos son técnicas útiles en este paso.

Paso 6: Plan

Podrías pensar que elegir una solución es el final de un proceso de resolución de problemas. De hecho, es simplemente el comienzo de la siguiente fase en la resolución de problemas: la implementación. Esto implica mucha planificación y preparación. Si aún no has desarrollado un análisis de riesgos completo en la fase de evaluación, hazlo ahora. Es importante saber para qué debes estar preparado a medida que se comience a implementar la solución propuesta.

El tipo de planificación que debes realizar depende del tamaño del proyecto de implementación que necesites configurar. Para proyectos pequeños, lo único que necesitarás a menudo son planes de acción que describan quién hará qué, cuándo y cómo. Los proyectos más grandes necesitan enfoques más sofisticados y para los proyectos que afectan a muchas otras personas, también tendrás que pensar en la gestión del cambio.

Paso 7: Vender la idea

Como parte del proceso de planificación, debes convencer a las otras partes interesadas de que tu solución es la mejor. Es probable que te encuentres con resistencias, así que antes de intentar «vender» tu idea, asegúrate de haber considerado todas las consecuencias.

A medida que comiences a comunicar tu plan, escucha lo que la gente dice y realiza cambios según sea necesario. Cuanto mejor sea la solución general que satisfaga las necesidades de todos, mayor será su impacto positivo.

Paso 8: Acción

Por último, una vez que hayas convencido a las partes interesadas de que vale la pena ejecutar la solución propuesta, puedes pasar a la etapa de implementación. Esta es la parte emocionante y gratificante de resolver problemas, lo que hace que todo el proceso valga la pena.

Esta etapa de acción es un fin, pero también es un principio: una vez que hayas completado la implementación, es hora de pasar al siguiente ciclo de resolución de problemas volviendo a la etapa de escaneo. Al hacerlo, seguirás mejorando tu organización a medida que avances hacia el futuro.

Conclusión: Resolver problemas

La resolución de problemas es una habilidad excepcionalmente importante a nivel profesional. Mediante el uso de una metodología bien desarrollada de Problem Solving, dentro de las diversas existentes, como la que acabamos de presentarte, puedes abordar el proceso sistemáticamente, y estar más seguro de que las decisiones que tomes tienen bases sólidas.

Dada la naturaleza impredecible de los problemas, es muy reconfortante saber que, siguiendo un plan estructurado, has hecho todo lo posible para resolver el problema lo mejor que puedas.

Si necesitas formación o consultoría, contáctanos, estaremos encantados de hablar contigo.