Algunos procedimientos básicos pueden marcar la diferencia entre buenas y malas reuniones de resolución de problemas (Problem Solving). Te recomendamos que para las reuniones más importantes de resolución de problemas o de toma de decisiones conjuntas, sigas siempre estas tres normas:
- Concéntrate en ayudar a alguien o a algo fuera de la reunión.
- Asegura la claridad, la concreción y la idoneidad de la tarea.
- Ayuda a todos a comprender el objetivo y diseño de la reunión, el flujo y sus propios roles.
Procedimientos básicos de reunión Problem Solving
Sigue las normas básicas para realizar buenas reuniones:
- Establece un único objetivo general.
- Acuerda las expectativas de aprendizaje, contribución y decisiones por tema de la agenda e incluye solo a las personas necesarias y suficientes.
- Envía el trabajo previo y la lectura previa adecuados a los asistentes con la suficiente antelación para que todos aprendan y contribuyan con su máximo potencial. Una buena agenda de la reunión es fundamental.
- Gestiona activamente la participación y el tiempo de las reuniones Problem Solving para optimizar el aprendizaje, la contribución y las decisiones orientadas a la acción.
- Circula las notas de la reunión con prontitud para recordar las decisiones y acciones a ejecutar, iniciando la preparación para la próxima reunión y el cumplimiento de los compromisos.
Diferentes tipos de reuniones
Necesitarás diferentes tipos de reuniones para lograr diferentes objetivos:
- Presentaciones unidireccionales para transmitir información.
- Conversaciones bidireccionales para obtener información y tomar decisiones: un mejor enfoque para la mayoría de las reuniones Problem Solving.
- Resolución de problemas, creación conjunta de sentido o co-creación con facilitador.
La salsa secreta
- Concéntrate en ayudar a alguien fuera de la reunión.
Elige tu lema, analogía o canción. «El enemigo de mi enemigo es mi amigo.» «Estamos todos en el mismo bote salvavidas». «Tu y yo contra el mundo.» Cualquiera que sea tu elección, los grupos unidos para ayudar o derrotar a alguien fuera del grupo pasan más tiempo concentrados en eso y menos tiempo tratando de ganar puntos entre sí.
Estos grupos Problem Solving adoptan el mejor enfoque mental para las ideas que surjan en la reunión. Ven las ideas de los demás como contribuciones al bien común, no como desafíos personales. Refuerzan el pensamiento del otro, no lo critican. Con estos grupos, en estas reuniones, espera un mínimo de culpa y actitud defensiva mientras todos intentan avanzar juntos.
Como líder en una reunión como esta, tu trabajo principal es establecer y reforzar ese enfoque externo.
- Asegura la claridad, concreción y adecuación de la tarea.
Habiendo enfocado a todos en el «por qué» externo, dirige su atención al «qué». La mayoría de la gente viene a una reunión con el deseo de ayudar. Hazlo lo más fácil posible para ellos sean concretos en los detalles de la tarea que deben realizar. Cuanto más concreta, procesable y apropiada sea la tarea, mejor.
Diles qué deben hacer; y asegúrate de darles suficiente tiempo para completar el trabajo importante, pero no demasiado.
- Ayuda a todos a comprender el objetivo y diseño de la reunión, el flujo y sus propios roles.
El enfoque externo es el «por qué». La tarea es el «qué». Ahora pasamos al «cómo».
En reuniones complejas, es útil que los participantes se familiaricen con el diseño y el flujo de la reunión para que sepan qué esperar. Por último, cuanto mejor comprendan las personas su propio papel, más fácil les resultará contribuir en ese papel.
Por ejemplo, en una reunión reciente con personas que trabajan en varios proyectos al mismo tiempo:
- Los altos ejecutivos actuaron como patrocinadores del proyecto , vinculando los equipos del proyecto con el equipo ejecutivo. En esta reunión en particular, su función fue apoyar a los equipos del proyecto. Dejaron a un lado sus sombreros de aprobadores «ejecutivos» y se concentraron en ayudar y asesorar.
- Cada proyecto tenía un líder responsable que lideraba el equipo del proyecto en general y en esta reunión, estableciendo la dirección y vinculándose con el patrocinador del proyecto.
- Cada proyecto también tenía un gerente de proyecto, responsable de ejecutar el proyecto, sus reuniones, incluida esta, y los seguimientos.
- Cada proyecto tenía miembros del equipo que ayudaron a hacer el trabajo.
- El resto de los asistentes ayudaron a los equipos del proyecto a mejorar su forma de pensar.
Metodologías problem solving
Usa metodologías problem solving de forma disciplinada y sin saltarte pasos. Para una óptima aplicación de cualquier metodología de resolución de problemas es básico crear una cultura problem solving dentro de la organización, tal y como te mostramos en esta otra entrada de nuestro blog: «Cómo crear cultura Problem Solving en tu empresa».
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