Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)
Cuando las cosas van mal, es muy fácil decir a toro pasado: «debimos haber sabido que esto pasaría». Y con un poco de previsión los problemas se podrían haber evitado si alguien hubiera preguntado «¿qué podría ir mal?»
Analizando todas las cosas que posiblemente podrían salir mal en la etapa de diseño, se pueden resolver problemas que de otro modo requerirían de un gran esfuerzo humano y económico para corregirlos, si se espera hasta que la solución ya esté implementada.
Los modos de error y el análisis de efectos (FMEA) te ayudan a hacerlo. FMEA proporciona un enfoque útil para revisar procesos o sistemas existentes, de modo que los potenciales problemas con estos puedan ser identificados y eliminados.
Comprensión de FMEA
FMEA fue originalmente conocido como Failure Mode, Effects, and Criticality Analysis (FMECA), y fue publicado por primera vez en 1949 por el Departamento de Defensa de por los Estados Unidos. Es una herramienta ampliamente utilizada para el control de calidad. Se basa en herramientas como Risk Análisis y Análisis de Causa y Efecto para tratar de predecir fallos antes de que ocurran. Originalmente utilizado en el desarrollo de productos, también es eficaz para mejorar el diseño de los procesos de negocio y sistemas.
Al utilizar FMEA, comienzas examinando en detalle la propuesta y luego se identifican sistemáticamente todos los puntos donde podría fallar. Una vez que estos posibles fallos se han identificado, se califican las posibles consecuencias de cada uno según:
• Gravedad: ¿cuán crítico es el fallo?
• Ocurrencia: ¿qué probabilidad hay de que ocurra?
• Detección: ¿cómo de fácil será detectar el fallo?
Usando estas clasificaciones, puedes identificar las amenazas más graves, y luego alterar el diseño para eliminar o minimizar la probabilidad de que el fallo ocurra. Una vez que hayas rediseñado la solución, vale la pena repetir el FMEA para garantizar que nuevos puntos potenciales de falla no hayan sido introducidos en el nuevo diseño.
Mejor en equipo
Cuando se utiliza FMEA, es mejor crear un equipo de expertos en una amplia variedad de funciones, para que pueda ser analizada la solución propuesta desde diferentes perspectivas. El propósito de FMEA es descubrir y evaluar posibles fallos, por lo tanto, cuanto más exhaustiva sea la investigación, más útil es el análisis.
Herramientas
Hay una amplia gama de herramientas que puedes usar para analizar la solución que deseas examinar, y la mejor herramienta a utilizar dependerá del tipo de solución que estás contemplando. Entre las herramientas que debemos considerar están los Flow Charts, Swim Lane Diagrams, Diagramas de sistemas o Análisis de cadena de valor.
Cómo utilizar la herramienta
La mejor manera de entender FMEA es utilizar un ejemplo. Vamos a usar una propuesta para un proceso de nómina.
Paso uno: Identifica la solución, el sistema o el proceso que has seleccionado y el problema principal que deseas investigar.
Enumera los elementos, en un orden lógico (por ejemplo, cronológico):
Proceso de nómina propuesto / Elementos clave del sistema:
• Conteo de hojas de horas
• Cálculo de pago de vacaciones
• Cálculo de horas extras
Paso dos: Desarrolla un diagrama de flujo para mapear la solución o el proceso, y las interacciones entre sus diversas partes.
Paso tres: Utilice una plantilla FMEA para trabajar en cada elemento de este proceso:
Paso cuatro: para cada elemento del proceso, utiliza lluvia de ideas o lleva a cabo un análisis de riesgos para identificar los posibles fallos que puedan ocurrir.
Introduce las formas en que la solución o el proceso pueden fallar en la
columna de la matriz FMEA.
• Enviar hoja de horas: los empleados no pueden enviar hojas de horas.
• Enviar hoja de horas: los empleados introducen datos de mala calidad.
• Enviar hoja de horas: el empleado utiliza códigos de análisis incorrectos.
• Introduzca horas : error humano en la entrada de datos.
• Pago de vacaciones calculado: error humano en la configuración de fórmulas.
• Pago de vacaciones calculado: cuadrantes no actualizados.
• Y así sucesivamente…
Paso Cinco: para cada posible error, identifica las consecuencias.
• Enviar hoja de horas: los empleados no envían hojas de horas: impago de los salarios a los empleados.
• Enviar hoja de horas: empleados que introducen datos de mala calidad en
hojas de horas: los clientes recibirán una facturación incorrecta. Gestión poco fiable.
• Enviar hoja de horas: el empleado utiliza códigos de análisis incorrectos: información de gestión poco fiable
• Introducción de horas: error humano en la entrada de datos, pago insuficiente o sobrepago de los salarios
• Pago de vacaciones calculado: error humano en la configuración de fórmulas, sobrepago significativo y sistemático o pago insuficiente de salarios
….
Paso seis: para cada fallo potencial en el sistema, clasifica Gravedad, Ocurrencia y Detección utilizando las siguientes escalas:
Gravedad: ¿cuán crítico es el error?
5 – Muy alto (enormes pérdidas que amenazan la viabilidad de la empresa)
4 – Alta (grandes pérdidas, la compañía todavía es operable)
3 – Bajo (las pérdidas existen, se pueden remediar)
2 – Menor (la pérdida es mínima, bastante insignificante)
1 – Bajo (sin efecto)
Ocurrencia: ¿cuál es la probabilidad de que ocurra?
5 – Muy Alto (debe ser abordado inmediatamente, sucederá muy
a menudo)
4 – Alta (causará problemas frecuentes, sucederá a menudo)
3 – Bajo (causará problemas esporádicos, ocurrirá ocasionalmente)
2 – Menor (los problema serán pocos y muy separados en el tiempo, sucederá con poca frecuencia)
1 – Bajo (problemas poco probables, no es probable que ocurran nunca)
Detección: ¿cómo de fácil será detectar el fallo?
5 – Muy difícil
4 – Difícil
3 – Algo fácil
2 – Fácil
1 – Muy fácil
En nuestro ejemplo, el posible fallo del cálculo del pago de vacaciones puede clasificarse como:
• Gravedad 4 – Si no se detecta, el pago excesivo de los salarios podría suponer pérdidas financieras significativas
• Ocurrencia 5 – Si sucede, puede ocurrir muy a menudo
• Detección 3 – Es probable que los ejecutivos detecten sobrepago de los salarios
Paso siete: calcular el número de prioridad de riesgo (RPN) para cada uno de los modos y efectos multiplicando las 3 clasificaciones (Gravedad x Ocurrencia x Detección).
En el ejemplo anterior, el RPN es 60. Es probable que este sea uno de los puntos de riesgo más significativos en este proceso, y por lo tanto debe ser vuelto a analizar y sopesar.
Paso ocho: Ahora estsá listo para la lluvia de ideas sobre planes de acción y hacer recomendaciones para contrarrestar las amenazas potenciales que has descubierto.
Este paso se completa mejor en fases comenzando con los modos y efectos que tienen el RPN más alto – en otras palabras, los que representan la mayor amenaza.
Paso nueve: una vez que hayas modificado el diseño de la solución propuesta, repite el FMEA y asegúrate de que no se puedan identificar puntos adicionales de errores potenciales.
El objetivo es desarrollar una solución que tenga un RPN global bajo. Donde el RPN todavía es alto, volver atrás y renovar el plan.
Puntos clave
El Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) es una herramienta útil para descubrir posibles fallos potenciales que pueden estar al acecho dentro de los procesos y soluciones de negocio, ya sean actuales o futuribles.
Esta técnica es aplicable a las soluciones y procesos empresariales como lo es a su aplicación original, el diseño de productos. Las propuestas que se han examinado utilizando FMEA son más propensas a ser exitosas.
Si estos son proyectos de los que tú eres responsable, entonces el éxito de tus proyectos es su propio éxito.